Conciliação Bancária com OFX

1. O que é conciliação bancária

Imagine que você registrou no Smartcash que recebeu R$ 500,00 de um cliente. Mas será que esse dinheiro realmente caiu na conta? E aquela tarifa bancária que o banco cobrou — você lembrou de lançar? A conciliação bancária responde essas perguntas.

O processo funciona assim:

1. Você exporta o extrato bancário do seu banco em formato OFX
2. Importa esse arquivo no Smartcash
3. O sistema cruza automaticamente as transações do banco com seus lançamentos
4. Você confere, corrige e migra o que estiver faltando

No final, você tem a certeza de que seus registros financeiros estão corretos e completos.

Benefícios da conciliação

• Identifica lançamentos que você esqueceu de registrar (tarifas, taxas, rendimentos)
• Detecta divergências de valor ou data entre o banco e o Smartcash
• Encontra lançamentos duplicados
• Garante que o saldo das suas contas no Smartcash corresponde ao saldo real no banco
• Facilita o trabalho do contador na hora de fechar o mês

2. Exportar OFX do seu banco

Cada banco tem um caminho diferente para exportar o arquivo OFX. Abaixo, instruções genéricas que se aplicam a maioria dos bancos:

1. Acesse o internet banking do seu banco
2. Va ate a seção de Extrato ou Conta Corrente
3. Selecione o período desejado (recomendamos exportar mês a mês)
4. Procure a opção de exportar, salvar ou download
5. Escolha o formato OFX (pode aparecer como "Money", "OFC/OFX" ou "Microsoft Money")
6. Salve o arquivo no seu computador

Onde encontrar nos principais bancos

3. Importar o arquivo OFX no Smartcash

Com o arquivo OFX salvo no seu computador, siga estes passos:

1. No menu lateral do Smartcash, clique em Conciliação Bancária > Conciliar
2. Clique no botão Importar OFX no topo da tela
3. Na janela que abrir, selecione a conta bancária correspondente ao extrato
   • Escolha a mesma conta que aparece no extrato (ex: se o OFX é do Bradesco, selecione a conta Bradesco)
4. Clique em Escolher arquivo e selecione o arquivo .ofx
5. Clique em Importar

O sistema vai processar o arquivo e importar todas as transações. Você vera uma mensagem indicando quantas transações foram importadas.

Após a importação, as transações aparecem na listagem principal da tela de Conciliação, organizadas por data. Cada item mostra:

• Data — data da transação no banco
• Descrição (Memo) — texto que o banco atribuiu a transação
• Valor — valor da transação (verde para credito, vermelho para debito)
• Status — Pendente, Auto-matched, Migrado ou Descartado

4. Auto-match e conferência

Após a importação, o Smartcash executa automaticamente o auto-match: ele cruza as transações importadas do banco com os lançamentos já existentes na sua base.

Como o auto-match funciona

O sistema compara cada transação do OFX com os lançamentos do Smartcash usando dois critérios:

• Valor identico — o valor da transação do banco deve ser igual ao do lançamento
• Data próxima — a data deve estar dentro de uma janela de até 15 dias

Quando o sistema encontra uma correspondência, atribui um grau de confiança de 65% a 100%:

Conferindo os matches

Transações com auto-match aparecem com status Auto-matched e mostram o lançamento correspondente do Smartcash. Você pode:

• Confirmar — aceitar o match e marcar como conciliado
• Rejeitar — desfazer o match (use quando o sistema errou a correspondência)
• Editar — alterar a categoria, conta ou outros dados antes de confirmar

Itens sem match

Transações do banco que não encontraram correspondência ficam com status Pendente. Isso pode significar:

• Você não lançou essa transação no Smartcash (ex: tarifa bancária, rendimento)
• O lançamento existe mas com valor ou data diferente
• É uma transação que você não precisa registrar (ex: transferência entre contas próprias)

Para cada item pendente, você pode:

• Categorizar — definir categoria, operação e contato para criar um lançamento
• Vincular manualmente — associar a um lançamento existente do Smartcash
• Descartar — ignorar a transação (ex: transferências internas)

5. Regras de auto-categorização

Se você importa extratos regularmente, vai perceber que certas transações se repetem todo mês: tarifas bancárias, assinaturas, mensalidades. Para não precisar categorizar essas transações manualmente toda vez, você pode criar regras de auto-categorização.

O que é uma regra

Uma regra define: "quando a descrição (memo) do banco conter determinado texto, aplique automaticamente esta categoria e esta operação." A próxima vez que você importar um OFX com transações que correspondam a regra, elas serão categorizadas automaticamente.

Criando uma regra

Há duas formas de criar regras:

Opção 1: A partir de um item importado

1. Na listagem de itens importados, encontre a transação que deseja automatizar
2. Clique no botão Criar regra (ícone de engrenagem)
3. O sistema preenche automaticamente o texto de correspondência com o memo do banco
4. Escolha a categoria e a operação desejadas
5. Defina o tipo de correspondência:
   • Contém — o memo do banco contém o texto (mais flexível)
   • Começa com — o memo começa com o texto
   • Exato — o memo é exatamente igual ao texto
6. Escolha a ação:
   • Categorizar — aplica categoria e operação automaticamente
   • Descartar — descarta o item automaticamente (para transações que nunca viram lançamento)
7. Clique em Salvar

Opção 2: Pela tela de Regras

1. No menu lateral, clique em Conciliação Bancária > Regras
2. Clique em Nova Regra
3. Preencha os campos manualmente e salve

Reaplicar regras

Se você criar uma regra depois de já ter importado transações, clique em Reaplicar regras para que o sistema aplique as novas regras aos itens pendentes existentes.

Exemplos de regras úteis

6. Migrar itens para lançamentos

Depois de conferir e categorizar os itens importados, o próximo passo é migrar os itens pendentes para lançamentos financeiros no Smartcash. Isso cria registros reais na sua base financeira.

Passo a passo da migração

1. Certifique-se de que todos os itens que deseja migrar estejam categorizados (com categoria e operação definidas)
2. Clique no botão Migrar no topo da tela
3. O sistema exibe um preview (dry-run) mostrando exatamente o que será criado:
   • Quantos lançamentos novos serão criados
   • Quantos lançamentos existentes serão marcados como realizados
   • Detalhes de cada item
4. Confira o preview com atenção
5. Se tudo estiver correto, clique em Confirmar migração

Seleção em lote

Você pode selecionar múltiplos itens para migrar de uma vez. Use as caixas de seleção individuais ou o botão Selecionar todos para marcar todos os itens visiveis. A seleção funciona mesmo entre páginas diferentes da listagem.

7. Desfazer migração

Migrou algo por engano? Sem problemas. O Smartcash permite desfazer a migração a qualquer momento.

Como desfazer

1. Na listagem de itens, encontre o item migrado (status "Migrado")
2. Clique no botão Desfazer do item
3. Confirme a ação

O que acontece ao desfazer

• Se a migração criou um lançamento novo, ele e deletado
• Se a migração realizou um lançamento existente (que era previsão), ele volta para Previsto
• O item na conciliação volta para status Pendente

Limpar itens importados

Se você importou um arquivo errado ou quer recomeçar, pode usar o botão Limpar para remover todos os itens importados de uma conta e período. Essa ação remove apenas os itens da conciliação — não afeta seus lançamentos financeiros existentes.