Conhecendo os Cadastros
Antes de lançar receitas e despesas, é importante entender os cadastros que formam a
base do Smartcash. São eles que dão contexto a cada lançamento: de onde veio o dinheiro,
para onde foi, em qual conta, de qual projeto, por qual forma de operação. Este artigo
explica cada um deles com exemplos práticos.
Todos os cadastros ficam no menu do seu perfil (canto superior direito),
na seção Cadastros. Basta clicar no seu nome para abrir o megamenu.
Neste artigo
1. Operação Financeira
A Operação Financeira define o tipo de transação que você está registrando. É a resposta para a pergunta: "esse dinheiro veio de quê?" ou "esse gasto é referente a quê?".
Cada operação é classificada como Crédito (entrada de dinheiro) ou Débito (saída de dinheiro). Você não precisa se preocupar com essa classificação na hora de lançar — o sistema sabe automaticamente se é receita ou despesa com base na operação escolhida.
Exemplos por segmento
| Segmento | Operações de Crédito (receita) | Operações de Débito (despesa) |
|---|---|---|
| Clínica de saúde | Consulta, Procedimento, Convênio | Aluguel, Materiais, Folha |
| Escritório contábil | Honorários, Consultoria, IRPF | Software, Aluguel, Telefonia |
| Comércio | Venda Balcão, Venda Online, Atacado | Compra Estoque, Frete, Embalagem |
| Serviços | Serviço Prestado, Projeto, Manutenção | Deslocamento, Ferramenta, Seguro |
| ONG / Associação | Doação, Mensalidade, Subvenção | Evento, Material, Bolsa |
Dica: Crie operações específicas para o seu negócio. Quanto mais
descritiva a operação, mais úteis serão seus relatórios. "Venda" é genérico demais —
prefira "Venda Balcão", "Venda Online", "Venda Atacado".
Como criar uma operação
- Abra o menu do perfil (canto superior direito) e clique em Operações Financeiras.
- Clique em Nova Operação.
- Informe o nome da operação (ex: "Consultoria Tributária").
- Selecione o tipo: Crédito ou Débito.
- Clique em Salvar.
2. Categoria Financeira
A Categoria Financeira agrupa lançamentos por natureza contábil. Enquanto a operação diz o que aconteceu, a categoria diz onde se encaixa no seu plano de contas.
As categorias são divididas em dois grandes grupos:
Categorias de Receita
- Receita Operacional — dinheiro que entra pela atividade principal da empresa.
- Receita Financeira — rendimentos de aplicações, juros recebidos.
- Outras Receitas — venda de ativo, reembolso, receita não recorrente.
Categorias de Despesa
- Custos Operacionais — gastos diretamente ligados à produção ou prestação do serviço.
- Despesas Administrativas — aluguel, energia, internet, material de escritório.
- Despesas com Pessoal — salários, encargos, benefícios, férias.
- Despesas Financeiras — juros pagos, tarifas bancárias, IOF.
- Impostos — IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS, ICMS.
- Investimentos — equipamentos, reformas, tecnologia.
Hierarquia: As categorias podem ter subcategorias. Por exemplo, dentro
de "Despesas com Pessoal" você pode criar "Salários", "INSS Patronal", "Vale Transporte",
"Vale Alimentação". Isso permite relatórios detalhados sem perder a visão consolidada.
Como criar uma categoria
- Abra o menu do perfil e clique em Categorias Financeiras.
- Clique em Nova Categoria.
- Informe o nome e selecione se é Receita ou Despesa.
- Se for subcategoria, selecione a categoria pai.
- Clique em Salvar.
Atenção: Evite criar categorias demais no início. Comece com 5 a 10
categorias de receita e 10 a 15 de despesa. Você sempre pode criar novas categorias
conforme a necessidade. Categorias em excesso dificultam a classificação e poluem os
relatórios.
3. Contas Bancárias e Caixa
As Contas Bancárias no Smartcash representam os locais onde seu dinheiro está. Cada conta tem seu próprio saldo, e todo lançamento financeiro deve ser vinculado a uma conta.
Tipos de conta
- Conta Corrente — sua conta bancária principal (Bradesco, Itaú, Banco do Brasil, etc).
- Conta Poupança — conta de reserva com rendimento.
- Carteira Digital — Nubank, Inter, PagBank, Mercado Pago, Stone.
- Caixinha — dinheiro em espécie no caixa da loja ou escritório.
- Investimentos — CDB, Tesouro Direto, fundos.
- Cartão de Crédito — para controlar os gastos no cartão.
Campos de cada conta
| Campo | Descrição | Obrigatório? |
|---|---|---|
| Nome | Nome que identifica a conta (ex: "Bradesco CC", "Caixinha Loja") | Sim |
| Banco | Instituição financeira | Não |
| Agência | Número da agência | Não |
| Conta | Número da conta corrente | Não |
| Saldo Inicial | Saldo no momento em que você começa a usar o Smartcash | Sim |
Dica: O saldo inicial é fundamental para que os relatórios estejam
corretos desde o primeiro dia. Consulte o extrato bancário e informe o saldo exato do
dia em que você começou a usar o sistema.
Como criar uma conta
- Abra o menu do perfil e clique em Contas.
- Clique em Nova Conta.
- Preencha o nome, banco, agência, conta e saldo inicial.
- Clique em Salvar.
Transferências: Quando você move dinheiro entre contas (ex: da conta
corrente para a poupança), use a função Transferência no menu lateral.
Isso garante que o saldo de ambas as contas seja atualizado corretamente.
4. Centros de Custo
Os Centros de Custo permitem que você separe receitas e despesas por projeto, departamento, filial, unidade de negócio ou qualquer outra divisão que faça sentido para a sua empresa.
Quando usar centros de custo?
- Projetos — você quer saber se um projeto específico deu lucro ou prejuízo.
- Filiais — você tem mais de uma loja ou escritório e quer comparar resultados.
- Departamentos — você quer separar os gastos de Marketing, Operações e Administrativo.
- Clientes grandes — você quer acompanhar a rentabilidade de um contrato específico.
Exemplos por segmento
| Segmento | Exemplos de Centros de Custo |
|---|---|
| Construtora | Obra Residencial Alpha, Reforma Comercial Beta, Sede |
| Agência de marketing | Cliente Coca-Cola, Cliente Natura, Operação Interna |
| Franquia alimentação | Loja Shopping Sul, Loja Centro, Delivery |
| Escritório contábil | Departamento Pessoal, Contabilidade, Fiscal, Administrativo |
Dica: Se sua empresa é pequena e não tem divisões internas, você pode
usar um único centro de custo chamado "Geral" ou simplesmente deixar o campo em branco
nos lançamentos. Centros de custo são opcionais.
Campos do centro de custo
- Nome — identificação do centro (ex: "Obra Residencial Alpha").
- Código — código interno para referência rápida (ex: "OBR-001").
- Orçamento Total — valor previsto para o projeto (opcional).
- Data Início / Fim — período de vigência (opcional).
- Responsável — pessoa responsável pelo centro de custo (opcional).
5. Formas de Operações
As Formas de Operações indicam como o dinheiro entrou ou saiu. Assim como as operações financeiras, cada forma é classificada como Crédito (receita) ou Débito (despesa). Saber a forma de operação ajuda a entender o comportamento dos seus clientes e a planejar o fluxo de caixa.
Formas mais comuns
| Forma | Quando usar | Dica de fluxo de caixa |
|---|---|---|
| PIX | Pagamento instantâneo, transferência entre contas | Dinheiro cai na hora — marque como realizado imediatamente |
| Boleto Bancário | Cobrança de clientes, pagamento de fornecedores | Considere 1–2 dias úteis para compensação |
| Cartão de Crédito | Vendas parceladas, compras da empresa | Dinheiro entra em 30 dias (ou conforme a operadora) |
| Cartão de Débito | Vendas e compras com débito imediato | Dinheiro cai em D+1 na maioria das maquininhas |
| Transferência | TED ou DOC entre contas bancárias | Verifique se já compensou antes de marcar como realizado |
| Dinheiro | Pagamento em espécie no caixa | Vincule à conta "Caixinha" para manter o controle |
| Cheque | Pagamento com cheque pré-datado ou à vista | Marque como previsto até o cheque compensar |
Atenção: A forma de operação é diferente da conta bancária. A forma
diz como o pagamento foi feito (PIX, boleto, cartão). A conta diz onde
o dinheiro está (Bradesco, Nubank, Caixinha). Um lançamento sempre tem os dois: forma
e conta.
Como criar uma forma de operação
- Abra o menu do perfil e clique em Formas de Operações.
- Clique em Nova Forma de Operação.
- Informe o nome (ex: "PIX", "Boleto", "Cartão Crédito Visa").
- Selecione o tipo: Crédito (para receitas) ou Débito (para despesas).
- Clique em Salvar.
Dica: Se você recebe por mais de uma maquininha ou operadora, crie
formas separadas: "Cartão Crédito Stone", "Cartão Crédito PagSeguro". Isso facilita
a conciliação com os extratos de cada operadora.