Sua Primeira Receita e Despesa

1. Comece pelas contas fixas

Contas fixas são despesas e receitas que acontecem todo mês com valor igual ou muito próximo. Elas são o alicerce do seu planejamento financeiro porque são previsíveis.

Despesas fixas mais comuns

• Aluguel — do escritório, loja, consultório ou sala comercial.
• Condomínio — se aplicável ao imóvel.
• Internet e telefone — planos mensais.
• Energia elétrica — mesmo que varie um pouco, cadastre o valor médio.
• Salários e encargos — folha de pagamento mensal.
• Contador — honorários mensais da contabilidade.
• Seguros — seguro do imóvel, veículos, vida.
• Software e assinaturas — sistemas, plataformas, licenças.
• Empréstimos e financiamentos — parcelas fixas mensais.

Receitas fixas mais comuns

• Mensalidades — escolas, academias, clínicas com pacotes mensais.
• Contratos recorrentes — serviços prestados com contrato fixo.
• Aluguéis recebidos — se você aluga algum imóvel ou equipamento.
• Honorários — escritórios de contabilidade, advocacia, consultoria.

Como criar um lançamento

1. No menu lateral, clique em Despesas (ou Receitas).
2. Clique no botão + Nova Despesa (ou + Nova Receita).
3. Preencha os campos:
   • Descrição — o que é essa conta (ex: "Aluguel Sala 302").
   • Valor — valor do lançamento.
   • Data — data de vencimento ou recebimento.
   • Conta — em qual conta bancária.
   • Operação — tipo da transação (ex: "Aluguel", "Serviço Prestado").
   • Categoria — classificação financeira.
   • Forma de pagamento — como será pago/recebido.
   • Contato — cliente ou fornecedor vinculado (opcional).
4. Clique em Salvar.

2. Programando pelo ano todo

O recurso de recorrência permite que você crie múltiplas cópias de um lançamento de uma vez só. Em vez de cadastrar o aluguel 12 vezes, você cadastra uma vez e marca como recorrente.

Como usar a recorrência

1. Na tela de criação do lançamento, localize o campo "Quantas vezes?".
2. Informe o número de repetições. Exemplo: 12 para o ano inteiro.
3. O sistema criará automaticamente 12 lançamentos, um para cada mês, com a mesma descrição, valor, conta, categoria e demais campos.
4. As datas serão incrementadas mês a mês a partir da data informada.

Sugestão de configuração inicial

3. Realizado vs Previsto

Todo lançamento no Smartcash tem um status: Previsto ou Realizado. Essa distinção é fundamental para o controle financeiro.

Previsto (cinza)

Um lançamento previsto significa que o dinheiro ainda não se moveu. É uma expectativa: você sabe que vai pagar o aluguel no dia 10, mas ainda não pagou. Receitas previstas são valores que você espera receber, mas ainda não entraram na conta.

• Não afeta o saldo real da conta bancária.
• Aparece nos relatórios como "a receber" ou "a pagar".
• Aparece no fluxo de caixa projetado.
• Visualmente, aparece em cinza ou com uma marcação de "pendente".

Realizado (verde)

Um lançamento realizado significa que o dinheiro já se moveu. O pagamento foi feito, o depósito caiu na conta, o PIX foi recebido. Marcar como realizado atualiza o saldo da conta bancária no sistema.

• Afeta o saldo real da conta bancária.
• Aparece nos relatórios como "recebido" ou "pago".
• Visualmente, aparece em verde com um ícone de confirmação.

Como marcar como realizado

1. Na listagem de receitas ou despesas, localize o lançamento.
2. Clique no ícone de check (confirmar/realizar) na coluna de ações.
3. O lançamento muda de cinza para verde e o saldo da conta é atualizado.

Vencido (vermelho)

Se um lançamento previsto passa da data e não foi marcado como realizado, ele fica vermelho — está vencido. Isso pode significar que:

• Você esqueceu de marcar como realizado (o pagamento já foi feito).
• O cliente não pagou (inadimplência).
• A despesa ainda não foi paga (atraso).

4. Parcelas

Além da recorrência (mesmo valor todo mês), o Smartcash permite dividir um lançamento em parcelas. Isso é útil para compras parceladas no cartão, financiamentos ou qualquer pagamento dividido.

Diferença entre recorrência e parcelas

Como criar lançamento parcelado

1. Na tela de criação, informe o valor total da compra.
2. No campo "Parcelas", informe em quantas vezes será dividido.
3. O sistema calcula automaticamente o valor de cada parcela.
4. São criados N lançamentos, cada um com a indicação "1/N", "2/N", etc.

5. Dicas para manter o controle

Ter o sistema configurado é só o começo. O valor real do Smartcash aparece quando você mantém os dados atualizados. Aqui vão algumas práticas recomendadas:

Realize lançamentos no mesmo dia

Sempre que um pagamento for feito ou um recebimento cair na conta, abra o Smartcash e marque como realizado. Se possível, faça isso diariamente. Bastam 5 minutos por dia para manter tudo em ordem.

Não deixe previstos antigos acumularem

Lançamentos previstos que já passaram da data e não foram realizados poluem os relatórios. Revise semanalmente: se o cliente pagou, realize. Se não pagou, investigue. Se a despesa foi cancelada, exclua o lançamento.

Use a conciliação bancária

O Smartcash permite importar o extrato bancário (arquivo OFX) e cruzar com seus lançamentos automaticamente. Faça isso pelo menos uma vez por mês para garantir que nada ficou de fora.

Revise o Dashboard semanalmente

O Dashboard mostra indicadores como receita vs despesa, saldo das contas, lançamentos vencidos e fluxo de caixa projetado. Uma olhada rápida por semana evita surpresas.

Separe pessoal de empresarial

Não misture gastos pessoais com gastos da empresa. Se precisar fazer uma retirada pessoal (pró-labore), cadastre como uma despesa com operação "Pró-Labore" ou "Retirada Sócio". Isso mantém os números da empresa limpos.