Como Começar no Smartcash
Neste artigo
1. Cadastro da empresa
Após criar sua conta no Smartcash, o primeiro passo é cadastrar os dados da sua empresa. Essa etapa é fundamental porque todas as informações financeiras, contatos e relatórios ficam vinculados à empresa.
Dados básicos
Na tela de cadastro da empresa, preencha os campos abaixo:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Razão Social | Nome oficial da empresa conforme o contrato social ou CNPJ. |
| Nome Fantasia | Nome comercial, como seus clientes conhecem você. Aparece nos relatórios e boletos. |
| CNPJ ou CPF | Pessoa jurídica: informe o CNPJ. Autônomo ou profissional liberal: pode usar o CPF. |
| Inscrição Estadual / Municipal | Preencha se sua empresa tiver. Esses dados são usados na emissão de NFS-e. |
| Endereço completo | Rua, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP. |
| Telefone e e-mail | Contato principal da empresa. |
Logo da empresa
Você pode enviar o logotipo da sua empresa para personalizar relatórios, boletos e e-mails enviados pelo sistema. A imagem deve estar no formato PNG ou JPG, preferencialmente com fundo transparente.
Para enviar a logo, acesse menu do perfil > Configurações Gerais e clique no campo de imagem. A logo aparecerá no canto superior esquerdo de todos os documentos gerados pelo Smartcash.
2. Configuração Inicial e Guia de Configuração
Ao acessar o Smartcash pela primeira vez, você encontrará a tela de Configuração Inicial. Nela é possível baixar a planilha modelo para preparar seus dados antes de cadastrá-los no sistema.
Planilha modelo
A planilha modelo está disponível para download direto na Configuração Inicial. Ela contém as colunas e o formato correto para cada tipo de cadastro. Basta preencher e importar.
O que você vai configurar
| Cadastro | O que é | Exemplo |
|---|---|---|
| Contas Bancárias | Todas as contas da empresa: banco, agência, conta corrente e caixinha (dinheiro em espécie). | Bradesco CC 12345-6, Nubank, Caixinha |
| Categorias Financeiras | Categorias de receita e despesa, organizadas para o seu tipo de negócio. | Receita: Consultas, Projetos. Despesa: Aluguel, Folha. |
| Centros de Custo | Separação por projeto, filial ou departamento (opcional). | Matriz, Filial Centro, Projeto X |
| Operações Financeiras | Tipos de transação que a empresa realiza. Cada operação é classificada como receita (crédito) ou despesa (débito). | Venda de Serviço, Mensalidade, Aluguel, Folha de Pagamento |
| Contatos | Clientes e fornecedores. Podem ser importados em lote via planilha (veja a próxima seção). | João Silva (cliente), Fornecedor XYZ |
| Formas de Operações | Meios de pagamento que você utiliza no dia a dia. | PIX, Boleto, Cartão de crédito, Dinheiro |
Guia de Configuração personalizado
Se preferir, nossa equipe pode preparar um Guia de Configuração personalizado para o seu segmento de negócio. O guia traz sugestões de categorias, contas bancárias, centros de custo e formas de pagamento já adaptadas à sua realidade.
Para solicitar seu guia, entre em contato pelo e-mail meajuda@smartcash.com.br ou pelo WhatsApp.
3. Importação de contatos via CSV
Se você já tem uma lista de clientes e fornecedores em Excel ou em outro sistema, pode importar tudo de uma vez usando um arquivo CSV. Isso evita o trabalho de cadastrar contato por contato manualmente.
Usando a planilha modelo
O jeito mais fácil é baixar a planilha modelo diretamente na tela de importação. Ela já vem com todas as colunas no formato correto. Basta preencher e importar.
A planilha modelo contém as seguintes colunas (nesta ordem):
| # | Coluna | Obrigatória? | Descrição |
|---|---|---|---|
| 1 | Tipo | Sim | PF (Pessoa Física) ou PJ (Pessoa Jurídica) |
| 2 | CPF | Não | CPF (somente números) |
| 3 | CNPJ | Não | CNPJ (somente números) |
| 4 | Nome Fantasia | Sim | Nome comercial ou nome da pessoa. Usado como identificador principal. |
| 5 | Razão Social | Não | Nome oficial da empresa (PJ) |
| 6 | Inscrição Estadual | Não | IE da empresa |
| 7 | Inscrição Municipal | Não | IM da empresa |
| 8 | Segmento | Não | Ramo de atuação do contato |
| 9 | Endereço | Não | Rua, número e complemento |
| 10 | Bairro | Não | Bairro |
| 11 | Cidade | Não | Nome da cidade |
| 12 | UF | Não | Sigla do estado (2 letras) |
| 13 | CEP | Não | CEP (somente números) |
| 14 | Nome do Contato | Não | Pessoa de referência na empresa |
| 15 | Não | E-mail principal | |
| 16 | Telefone | Não | Telefone com DDD |
| 17 | Observações | Não | Anotações livres sobre o contato |
| 18 | ID Externo | Não | Código do contato em outro sistema (para referência) |
Como importar
- Acesse Contatos no menu lateral.
- Clique no botão Importar na barra de ferramentas.
- Na janela que abrir, selecione o arquivo CSV do seu computador.
- Se seus contatos são PJ e você deseja que o sistema busque dados na Receita Federal, marque "Enriquecer dados de CNPJ automaticamente".
- Clique em Importar e aguarde o processamento.
- Ao final, o sistema mostrará quantos contatos foram importados com sucesso e se houve erros.
4. Checklist do primeiro acesso
Use este checklist para garantir que você configurou tudo o que precisa antes de começar a usar o Smartcash no dia a dia. Não é necessário fazer tudo de uma vez, mas tente completar os 5 primeiros itens na primeira semana.
| # | Passo | Onde | O que fazer |
|---|---|---|---|
| 1 | Dados da empresa | menu do perfil > Configurações Gerais | Preencha razão social, CNPJ, endereço e envie a logo. |
| 2 | Contas bancárias | menu do perfil > Contas | Cadastre cada conta: corrente, poupança, carteira digital e caixinha. |
| 3 | Categorias financeiras | menu do perfil > Categorias Financeiras | Revise as categorias de receita e despesa. Personalize para o seu negócio. |
| 4 | Importar contatos | Contatos > Importar | Importe via CSV ou cadastre manualmente em Contatos > Novo Contato. |
| 5 | Primeiro lançamento | Receitas ou Despesas | Comece pelas contas fixas mensais (aluguel, internet, salários). Use recorrência para criar 12 meses de uma vez. |
| 6 | Explorar o Dashboard | Visão Geral | Veja os gráficos e indicadores que já refletem a saúde financeira da empresa. |
| 7 | Convidar equipe | menu do perfil > Usuários | Clique em Convidar Usuário, informe o e-mail da pessoa e escolha o perfil: Administrador (acesso total), Operador (lança e edita) ou Somente leitura (apenas consulta). O convidado receberá um e-mail com link para criar a senha e acessar o sistema. |